Skenario Purchase, Sales, dan Accounting pada Odoo 12
Halo semuanya! Jadi, pada artikel kali ini saya akan mencoba masuk ke bagian fungsional dari Odoo. Seperti yang kita ketahui Odoo terdiri dari beberapa modul yang bisa kita install secara mandiri. Modul yang paling dimanfaatkan diantaranya adalah Purchase, Sales, dan Accounting. Pada artikel ini, saya akan membahas skenario sederhana yang dapat dijalankan pada masing-masing modul, menyesuaikan dengan usecase pada kehidupan nyata.
Skenario 1: Modul Purchase
Pada skenario modul purchase, masalah awal yang dihadapi adalah kebutuhan untuk melakukan restock barang pada gudang. Oleh karena itu, kita akan melakukan pembelian barang dari vendor, yaitu Azure Interior. Urutan proses yang terjadi pada skenario purchase adalah sebagai berikut.
Membuat surat permintaan penawaran(RFQ) → Menerima penawaran(Quotation) → Mengkonfirmasi permintaan penawaran menjadi pembelian (Purchase Order) → Proses pengiriman barang → Proses penerimaan barang
Membuat surat permintaan penawaran(RFQ)
Pertama-tama, Anda dapat login sebagai staf purchasing, kemudian mengakses modul Purchase → RFQ. Untuk membuat RFQ, pilih Create.
Selanjutnya, Anda dapat mengganti vendor, sesuai dengan vendor yang Anda inginkan. Pada input juga dapat dilakukan pencarian berdasarkan keyword. Tambahkan product line berdasarkan kebutuhan, dalam hal ini saya akan menambahkan Acoustic Bloc Screens dan Office Chair Black. Lengkapi kuantitas dan harga per unit untuk setiap barang.
Jika sudah sesuai, Anda dapat mengirim RFQ melalui email dengan tombol “Send by email”
Menerima penawaran(Quotation)
Pihak vendor akan mengirimkan tawaran berdasarkan RFQ yang telah kita buat. Jika quotation yang diterima sudah sesuai dengan RFQ dan telah cocok, maka kita bisa melanjutkan ke tahap selanjutnya.
Mengkonfirmasi permintaan penawaran menjadi pembelian (Purchase Order)
Untuk mengkonfirmasi RFQ, Anda cukup perlu menekan tombol “Confirm Order”. Setelah itu, status akan berubah menjadi Purchase Order.
Proses pengiriman barang
Vendor akan mengirimkan barang-barang yang tertera pada purchase order.
Proses penerimaan barang
Staff inventory membantu dalam mengecek kuantitas dan kualitas dari barang yang dikirim. Jika sudah sesuai, dapat ditekan “Validate” dengan terlebih dahulu mengubah kuantitas yang diterima.
Skenario 2: Modul Sales
Pada skenario selanjutnya, kita dihadapkan atas pemesanan produk oleh customer kita, yaitu PT KITA. Artinya, skenario ini terdiri atas penjualan, terdiri atas tahap-tahap berikut:
Memberikan penawaran(Quotation) → Mengkonfirmasi penawaran menjadi penjualan(Sales Order) → Proses pengiriman barang → Proses penerimaan barang.
Memberikan penawaran(Quotation)
Pertama-tama, kita perlu login sebagai staf sales, kemudian mengakses modul Sales → Quotations. Tekan tombol Create untuk mulai membuat penawaran.
Sama seperti proses pembuatan RFQ, pada pembuatan Quotation, isi informasi Customer yang ingin ditawarkan beserta tambahkan list produk yang ditawarkan dengan jumlah unit dan harga per unit.
Jika sudah sesuai, Anda dapat mengirimkan penawaran melalui email dengan tombol “Send by Email”.
Langkah selanjutnya adalah menunggu balasan dari customer.
Mengkonfirmasi penawaran menjadi penjualan(Sales Order)
Jika customer telah membalas email dan menyetujui detail penjualan berdasarkan Quotation yang dikirim, Anda dapat menekan Confirm untuk mengubah status menjadi Sales Order.
Proses pengiriman barang
Pada tahap ini, perusahaan yang kita miliki melakukan pengiriman barang yang telah dipesan.
Proses penerimaan barang
Jika barang sudah sampai, customer perlu menghubungi perusahaan kita untuk konfirmasi penerimaan barang. Staf inventory dapat mengvalidasi dengan menekan “Validate”.
Skenario 3: Modul Accounting
Pada skenario ini, melanjutkan skenario 1 dimana kita perlu melakukan pembayaran atas pembelian yang terjadi kemudian melanjutkan dari skenario 2 dimana kita perlu mencatat pembayaran yang dilakukan oleh pihak customer.
Pembayaran bill
Bagian pertama yaitu pembayaran atas pembelian terdiri atas tahap-tahap berikut:
Membuat bill → Melakukan pembayaran → Konfirmasi pembayaran
Membuat bill
Untuk membuat bill, Anda perlu login sebagai staf accounting, kemudian akses modul Purchase. Selanjutnya, pilih Purchase Order untuk melihat list semua PO. Pilih PO yang telah kita buat sebelumnya, kemudian tekan “Create Bill” untuk membuat bill.
Jika bill sudah sesuai, Anda bisa melakukan validasi bill dengan menekan “Validate”.
Melakukan pembayaran
Pada tahap ini Anda melakukan pembayaran di luar sistem, baik melalui bank atau secara tunai.
Konfirmasi pembayaran
Setelah Anda melakukan pembayaran, Anda dapat menekan “Register Payment”.
Isi informasi pembayaran, seperti jumlah pembayaran dan jurnal pembayaran (jenis pembayaran yang digunakan). Jika sudah berhasil, maka akan terbentuk jurnal pembayaran bill seperti berikut.
Penerimaan pembayaran(Invoice)
Bagian kedua yaitu penerimaan pembayaran atas barang yang kita jual terdiri atas tahap-tahap berikut, yaitu:
Membuat invoice → Mengirim invoice→ Konfirmasi pembayaran
Membuat invoice
Untuk membuat invoice, Anda perlu login sebagai staf accounting, kemudian akses modul Sales. Selanjutnya, pilih Sales Order untuk melihat list semua SO. Pilih SOyang telah kita buat sebelumnya, kemudian tekan “Create Invoice” untuk membuat invoice.
Pilih metode invoice yang ingin dibuat apakah invoiceable lines(langsung dilunasi) atau down payment(dibayar sebagian dahulu).
Setelah itu, pilih “Create Invoices” untuk membuat invoice.
Mengirim invoice
Untuk mengirim invoice, cukup tekan “Send & Print”. Setelah itu customer dapat membayar sesuai invoice yang dikirimkan.
Konfirmasi pembayaran
Setelah menerima pembayaran, Anda perlu melakukan registrasi pembayaran dengan “Register Payment”.
Pilih jumlah pembayaran dan jurnal yang sesuai, kemudian tekan validate. Jika sukses maka akan terbuat jurnal pembayaran invoice seperti berikut.
Sekian eksplorasi untuk skenario purchase, sales, dan accounting yang telah saya lakukan pada Odoo, saya memohon maaf apabila ada kekurangan, terima kasih atas perhatiannya!
